Προϊσταμένη Τμήματος: Σφήκα Βασιλική
Τηλέφωνο: 210 5277750 (Προϊσταμένη), 210 5277752, 210 5277754, 210 5277753, 210 5277751
E-mail: t.dimotiko.istoriko.arxeio@athens.gr
Σκοπός της Αρχειακής Υπηρεσίας είναι η εποπτεία, η διάσωση, η συντήρηση και η ταξινόμηση του αρχειακού υλικού του Δήμου Αθηναίων καθώς και η διάθεση προς μελέτη των εγγράφων και χειρογράφων τα οποία σχετίζονται με την ιστορία και πολιτιστική κληρονομιά καθώς και σε ότι έχει σχέση με την διοικητική, οικονομική και κοινωνική ζωή του Δήμου.
- Έχει την αρμοδιότητα για τον σχεδιασμό και την εφαρμογή της Αρχειακής πολιτικής του Δήμου Αθηναίων.
- Εντοπίζει, συγκεντρώνει, διαφυλάττει, ταξινομεί, καταλογογραφεί τα αρχειακά τεκμήρια που παράγει ο Δήμος Αθηναίων και οι εποπτευόμενες Υπηρεσίες και αφορούν την διοικητική, οικονομική και κοινωνική ιστορία, αλλά και την πολιτιστική κληρονομιά της πόλης.
- Μεριμνά για τη συντήρηση, αναπαραγωγή και διάθεση στην έρευνα ( συγκρότηση εργαλείων έρευνας, χορήγηση άδειας μελέτης) των φυσικών και ψηφιακών αρχειακών συλλογών.
- Λειτουργεί αναγνωστήριο και θεματική βιβλιοθήκη με εκδόσεις, δημοσιεύματα, σπουδαστικές ερευνητικές εργασίες που αφορούν στην ιστορία της πόλης των Αθηνών.
- Μεριμνά για τον εμπλουτισμό των συλλογών και την απόκτηση νέων από δωρεές κλπ.
- Είναι σύνδεσμος μεταξύ των Δημοτικών Διευθύνσεων και των Γενικών Αρχείων του Κράτους (Γ.Α.Κ.) σε θέματα Αρχειακής πολιτικής.
- Ασκεί εποπτεία των ενεργών αρχείων των Δημοτικών Διευθύνσεων, παρέχει τεχνογνωσία και διευκολύνσεις ως προς τη ροή προτύπων διαδικασιών τήρησης, διαχείρισης και εκκαθάρισης σύγχρονων αρχείων.
- Συγκροτεί και λειτουργεί το δίκτυο υπαλλήλων-συνδέσμων των Δημοτικών Διευθύνσεων.
- Παρέχει τις αναγκαίες οδηγίες για την καταγραφή, αρχειοθέτηση, ταξινόμηση φύλαξη και συντήρηση του αρχειακού υλικού του Δήμου.
- Αποφασίζει την χορήγηση ή μη αδειών μελέτης, μεταγραφής, φωτογράφισης αρχειακού υλικού του Δήμου,
- Αποφασίζει για τα δημοσιεύματα και τις πάσης φύσεως εκδόσεις του αρχειακού υλικού του Δήμου.
- Γνωμοδοτεί για κάθε θέμα αρχείου και αρχειακής πολιτικής για το οποίο ζητείται η γνώμη του από τον Δήμαρχο Αθηναίων.
- Γνωμοδοτεί γενικά για κάθε ζήτημα που έχει σχέση με το αρχειακό υλικό και την αρμόδια Υπηρεσία.
- Προωθεί, αναπτύσσει και καλλιεργεί τις σχέσεις επιστημονικής, τεχνικής και πολιτιστικής συνεργασίας του Δήμου με φορείς (π.χ. Πανεπιστήμια, άλλα πνευματικά ιδρύματα, νομικά πρόσωπα, κρατικές Υπηρεσίες, οργανισμούς πάσης φύσεως κλπ.) του εσωτερικού και του εξωτερικού.
- Τηρεί αρχείο εισερχόμενων – εξερχόμενων εγγράφων, παρακολουθεί και διεκπεραιώνει κάθε είδους γραμματειακή υποχρέωση που απορρέει από τις αρμοδιότητές του.